【売上は働いた時間に比例する。はもう古い!?~マイクロソフトに学ぶ働き方改革・会議の運営方法改革~】

先日、日本マイクロソフト社が公開した「週休3日制度の試験的運用の成果」に関するニュースをご覧になった方は多いのではないでしょうか。
本日は、「マイクロソフト社の発表内容」と「会議の運営方法を変えるスモールステップ」をご紹介します。

同社では、今年8月の1ヵ月間、約2300名の社員を対象に、毎週金曜日を休業日とする週休3日制を試験的に運用しました。
同社の発表によると、就労時間が短くなったにも関わらず、従業員1人当たりの売り上げに換算した生産性が39.9%向上したという報告がありました。

生産性が向上した主な要因としては、「会議の時間や方法に関する工夫」が挙げられています。
週4日の就業という限られた時間の中で、従業員はより効率的に働くことが求められた結果、会議の数を減らしたり、会議時間の短縮、また会議をオンライン上で行う等の工夫がなされました。

実際にこの取り組みに参加した社員の内、92.1%が週休3日制の試験的運用に満足していると回答しており、近い将来、再度の実施を検討していると同社は発表しています。

以上の結果を踏まえて、日々の皆さんの職場でも改善出来るポイントを2点挙げます。

①会議の目的、意義を再確認する
皆さん、日々のスケジュールには、一日にどの位会議が入っていますか。
また、1日は会議の時間はどのくらいの割合を占めていますか?
「会議をこなすことが目的になっている」「担当範囲外の案件に関する会議にも参加している」ということも多いのではないでしょうか。

定期的になんとなく開催している等の会議があれば、本当にその会議が必要なのか、を立ち止まって考えることも大切です。
会議自体を無くしたり、時間を半分にして実施する等の改善策が浮かんでくるでしょう。

年間平均労働時間が世界的にも短い国として知られているオランダでは、実際に週休3日が実施されており、実際に年間の労働時間が1,680時間/年である日本に対して、オランダは1,433時間/年というデータが出ています。
会議や出張についても,オランダではその出席に係る判断は従業員に任されている特徴があります。
「何となく目的なく会議に出席している」状況を一人一人が変えていくことが日本でも働き方改革の一歩として大切です。

②会議のアジェンダを作成し、時間を意識する
弊社のこれまでの研修やコンサルティングの現場では、「会議が終わっても、何を話し合ったか、次のアクションが明確でない」というお声をよく聞きます。
複数名の社員の1時間という貴重な時間を使って会議をしたにも関わらず、その場限りで終わってしまったら勿体ないですよね。

有意義な時間にする為にも、会議の最初に「本日の会議のゴール、話し合う内容、次に向けたアクションの共有」等のアジェンダを作成することがおすすめです。
そして、各項目の想定所要時間や会議の終了時間を決めてから会議をスタートしてみましょう。

いかがでしたか。
いきなり週休3日制度を導入するのは難しいかもしれませんが、まずは日々の無駄を取り去る事からスタートしてみてはいかがでしょうか?