社長、ちょっと待って!テレワーク始めるならこの準備整っていますか?

新型コロナウイルスの感染拡大を防ぐため、在宅勤務を取り入れたり国内出張を禁止したりする動きが広がっています。
日本経済新聞が、主要企業を対象に緊急調査したところ、約5割の企業が原則または一部でテレワークに切り替えており、歓送迎会や宴席を自粛する企業は8割を超えています。

今回は、万全な準備がないまま在宅勤務を急遽取り入れた企業様も多いと思います。
新型ウイルス感染のファースト処方薬としては効果的な取り組みですが、
やり方を一歩間違えると、新型ウイルスの影響以上に会社の業績に大打撃を与えてしまいます。
そこで今回は「テレワークでシステム導入より先にやるべきこと」をご紹介します。

組織を「タスク」型で捉える
弊社では、在宅勤務をする際の基本人事ツールを用意することが不安を軽減させると確認しています。
オフィスで顔を合わせなくなった瞬間に、「誰が何をしているのかわからなくて不安」という声はよく聞きます。
そこで対処方法としては下記の様なことがあります。


1.組織図の更新
 ・組織図が、古い場合は、更新する
 ・全社員が誰がどの担当かをわかりやすく共有
 ・全社員がレポートラインを理解できるように、用意

2.各職務の職務概要(ジョブ・ディスクリプションまたはサマリー)を作成
 ・職責の範囲を明確にする
 ・タスクベースで仕事の目標設定をする

3.公式コミュニケーション方法を決定
 ・コミュニケーションの方法、ツールについても取り決めておく
 ・在宅勤務をスタートする前にオリエンテーションを実施…全員が情報や書類を共有できるように、新しいチームメンバーには必ずオリエンテーションを実施する
 ・社内会議ではアジェンダを用意…会議ごとに何の議題を話すのか、事前に準備し共有する
 ・会議は開始時間、終了時間を設定…時間を効率的に使う為に、時間管理をしっかり行うこういったルール作りをすることで、対面でない環境で仕事をしても成果を適切に測ることが出来ます。このルールは、将来は、在宅勤務に限らず、通常出社する際にも有効な取り組みとなります。


今後、長期的に在宅勤務を取り入れる場合には
 ・在宅勤務時も、通勤時も、同じ仕事をする
 ・在宅勤務時も、通勤時も、同じルールで仕事をする
 ・在宅勤務時も、通勤時の、同じシステムを使う
というマインドセットが非常に重要です。
そして、最後に、チームメンバーを信頼する!
リモートで作業するのは、業界、職種に応じて、適応する、しないの差はありますが、ある程度の柔軟性を持ち、新しいスキルを伸ばすチャンスとして捉えれば、日本の働き方改革を一気に加速させていくきっかけになるでしょう。


弊社ではこの様な「タスク」型の組織にする為のコンサルティングを行っています。「ジョブディスクリプション作成」「組織図の更新、有効な活用法」「タスクベースの目標設定研修」について何かお困りのことがあれば、下記よりお気軽にお問い合わせ下さい。

http://bit.ly/39VwTqc