社長、ちょっと待って!テレワーク始めるならこの準備整っていますか?

新型コロナウイルスの感染拡大を防ぐため、在宅勤務を取り入れたり国内出張を禁止したりする動きが広がっています。
日本経済新聞が、主要企業を対象に緊急調査したところ、約5割の企業が原則または一部でテレワークに切り替えており、歓送迎会や宴席を自粛する企業は8割を超えています。

今回は、万全な準備がないまま在宅勤務を急遽取り入れた企業様も多いと思います。
新型ウイルス感染のファースト処方薬としては効果的な取り組みですが、
やり方を一歩間違えると、新型ウイルスの影響以上に会社の業績に大打撃を与えてしまいます。
そこで今回は「テレワークでシステム導入より先にやるべきこと」をご紹介します。

組織を「タスク」型で捉える
弊社では、在宅勤務をする際の基本人事ツールを用意することが不安を軽減させると確認しています。
オフィスで顔を合わせなくなった瞬間に、「誰が何をしているのかわからなくて不安」という声はよく聞きます。
そこで対処方法としては下記の様なことがあります。


1.組織図の更新
 ・組織図が、古い場合は、更新する
 ・全社員が誰がどの担当かをわかりやすく共有
 ・全社員がレポートラインを理解できるように、用意

2.各職務の職務概要(ジョブ・ディスクリプションまたはサマリー)を作成
 ・職責の範囲を明確にする
 ・タスクベースで仕事の目標設定をする

3.公式コミュニケーション方法を決定
 ・コミュニケーションの方法、ツールについても取り決めておく
 ・在宅勤務をスタートする前にオリエンテーションを実施…全員が情報や書類を共有できるように、新しいチームメンバーには必ずオリエンテーションを実施する
 ・社内会議ではアジェンダを用意…会議ごとに何の議題を話すのか、事前に準備し共有する
 ・会議は開始時間、終了時間を設定…時間を効率的に使う為に、時間管理をしっかり行うこういったルール作りをすることで、対面でない環境で仕事をしても成果を適切に測ることが出来ます。このルールは、将来は、在宅勤務に限らず、通常出社する際にも有効な取り組みとなります。


今後、長期的に在宅勤務を取り入れる場合には
 ・在宅勤務時も、通勤時も、同じ仕事をする
 ・在宅勤務時も、通勤時も、同じルールで仕事をする
 ・在宅勤務時も、通勤時の、同じシステムを使う
というマインドセットが非常に重要です。
そして、最後に、チームメンバーを信頼する!
リモートで作業するのは、業界、職種に応じて、適応する、しないの差はありますが、ある程度の柔軟性を持ち、新しいスキルを伸ばすチャンスとして捉えれば、日本の働き方改革を一気に加速させていくきっかけになるでしょう。


弊社ではこの様な「タスク」型の組織にする為のコンサルティングを行っています。「ジョブディスクリプション作成」「組織図の更新、有効な活用法」「タスクベースの目標設定研修」について何かお困りのことがあれば、下記よりお気軽にお問い合わせ下さい。

http://bit.ly/39VwTqc

日本人の生き方改革・働き方改革に必要な「幸福感」

国際幸福デーに国連が毎年発表する世界幸福度ランキングをご存知ですか。

この調査では、国民が「どれくらい幸せと感じているか」を評価する調査に加えて、GDP、平均余命、寛大さ、社会的支援、自由度、腐敗度といった要素を元に総体的な幸福度として計られます。対象国156か国中、日本は昨年の54位から58位と後退。単に「4位後退!相変わらず幸福度が低い」というだけではなく、ジャンル別の順位のブレ幅にも注目が集まっています。「健康寿命」が2位である一方で、「他者への寛容性」が92位、「社会的自由」が64位と低い結果が出ています。まさにダイバーシティ社会への意識と行動の遅れが露見したというところです。

 さらに、世界幸福度ランキングの総体的なレポートでは、今後は世界的に幸福度の軸となるのは、国際レベルの違いや変化に対応できる【広い意味でのコミュ二ケーションの在り方】と述べています。社会、職場、学校、家庭、すべての環境におけるコミュニケーションの在り方が幸福度には重要だということです。例えば、2年連続で世界トップになったフィンランドは、世界で唯一、学齢期の子どもが父親と接する時間が母親よりも長い国とされています。こうした日常的な習慣は、人間同士が接することで養われるコミュニケーションの基盤を作ります。良質のコミュニケーションを身に着けることは、一人の人間はもちろん、社会全体にも影響を与えるのです。昨年の調査レポートでも、調査結果に大きな影響を与えるようになったのは「移民の移民先での幸福度」であることも発表されています。これは文化や風習の違いや環境の変化に対する許容性や慣用性が個人の幸福度に大きく影響するということを示し、それを改善させるカギはまさに「コミュニケーションの向上」にあるのです。他者への寛容性、社会的自由がともに低い日本。寛容性や自由度は、他者に向けてのみでなく自分自身にも同様に作用するものです。寛容性や社会的自由度の低さ、コミュニケーションの欠落が一目瞭然で簡単にわかるのが、人の 【不機嫌さ】自分が不機嫌な状態であることは自覚もできますし、他人にも客観的に容易に認識されてしまうものです。一人の人間が「不機嫌」であることの悪影響は、実は軽視できないものであり、「不機嫌」は連鎖し、環境そのものを汚染します。要するに「一人の不機嫌が連鎖すれば、国全体の幸福度ランキングも下がる」ということです。自分がどのくらい「不機嫌」であるかを、他者にわかってもらおうとする人を良く見かけますが、意識的でも、無意識的でも、不機嫌問題の闇の深さは同じです。

幸福感、幸福度の基盤を作り、改善へと導く「コミュニケーションの向上」。その実践や効果は可視化できにくいものですが、「不機嫌な日本人を減らす」であれば、可視化もできて、感覚的にもわかりやすいものです。心理学の研究結果でも「幸福感をもって生きることは、仕事や勉強のパフォーマンスを上げ、病気からの快復力や寿命にも関係している」とされています。幸福度とコミュニケーションの改善に向けて、個人、家庭、学校、職場、社会のすべてが、常に何かを考え行動に変えていくという文化習慣は、日本人の生き方も働き方も大きく向上させてくれるはずです。

 

 

【売上は働いた時間に比例する。はもう古い!?~マイクロソフトに学ぶ働き方改革・会議の運営方法改革~】

先日、日本マイクロソフト社が公開した「週休3日制度の試験的運用の成果」に関するニュースをご覧になった方は多いのではないでしょうか。
本日は、「マイクロソフト社の発表内容」と「会議の運営方法を変えるスモールステップ」をご紹介します。

同社では、今年8月の1ヵ月間、約2300名の社員を対象に、毎週金曜日を休業日とする週休3日制を試験的に運用しました。
同社の発表によると、就労時間が短くなったにも関わらず、従業員1人当たりの売り上げに換算した生産性が39.9%向上したという報告がありました。

生産性が向上した主な要因としては、「会議の時間や方法に関する工夫」が挙げられています。
週4日の就業という限られた時間の中で、従業員はより効率的に働くことが求められた結果、会議の数を減らしたり、会議時間の短縮、また会議をオンライン上で行う等の工夫がなされました。

実際にこの取り組みに参加した社員の内、92.1%が週休3日制の試験的運用に満足していると回答しており、近い将来、再度の実施を検討していると同社は発表しています。

以上の結果を踏まえて、日々の皆さんの職場でも改善出来るポイントを2点挙げます。

①会議の目的、意義を再確認する
皆さん、日々のスケジュールには、一日にどの位会議が入っていますか。
また、1日は会議の時間はどのくらいの割合を占めていますか?
「会議をこなすことが目的になっている」「担当範囲外の案件に関する会議にも参加している」ということも多いのではないでしょうか。

定期的になんとなく開催している等の会議があれば、本当にその会議が必要なのか、を立ち止まって考えることも大切です。
会議自体を無くしたり、時間を半分にして実施する等の改善策が浮かんでくるでしょう。

年間平均労働時間が世界的にも短い国として知られているオランダでは、実際に週休3日が実施されており、実際に年間の労働時間が1,680時間/年である日本に対して、オランダは1,433時間/年というデータが出ています。
会議や出張についても,オランダではその出席に係る判断は従業員に任されている特徴があります。
「何となく目的なく会議に出席している」状況を一人一人が変えていくことが日本でも働き方改革の一歩として大切です。

②会議のアジェンダを作成し、時間を意識する
弊社のこれまでの研修やコンサルティングの現場では、「会議が終わっても、何を話し合ったか、次のアクションが明確でない」というお声をよく聞きます。
複数名の社員の1時間という貴重な時間を使って会議をしたにも関わらず、その場限りで終わってしまったら勿体ないですよね。

有意義な時間にする為にも、会議の最初に「本日の会議のゴール、話し合う内容、次に向けたアクションの共有」等のアジェンダを作成することがおすすめです。
そして、各項目の想定所要時間や会議の終了時間を決めてから会議をスタートしてみましょう。

いかがでしたか。
いきなり週休3日制度を導入するのは難しいかもしれませんが、まずは日々の無駄を取り去る事からスタートしてみてはいかがでしょうか?

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