ストレスチェックの重要性
組織改革における最初の一手とは

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著者:クラム・ジョン

日本では、多くの従業員が会社のために献身的に働くと世界的に知られています。 それを象徴するのが、勤務時間外に関わらず拘束される長時間労働、往復3時間の長時間通勤でも他人と触れ合わなければならないストレスフルな“痛”勤事情、厳しい上下関係やパワーハラスメントが日常的に横行するような企業文化です。実際に英語でも「過労死」を意味する「karoshi」が保険上の死因として法的に認められているほど、過酷な労働は大きな問題です。

2018年の政府発表によると、労働者による有給消化率は52.4%でした。また最近の有給休暇の取得率に関る調査では、日本は19の国と地域の中で最下位でした。そして日本の労働者の47.6%が、休暇を取らなかった主な理由として「罪悪感」を挙げているのです。 このような調査結果から、日本人が「ワーカホリック」と言われる事に納得します。(出典:Japan has some of the longest working hours in the world. It’s trying to change

また、残業に関する政府の最新の調査によると、日本企業の約25%が月80時間以上の残業を“無給”で従業員に強いています。さらに休日や休暇を取ることを嫌う職場風土もあります。 旅行会社のエクスペディアが最近行った調査によると、日本の労働者の63%が、有給休暇を取ることに罪悪感を感じているため、あえて有給休暇の取得を控えているという結果が出ています。

2015年に起きた大手広告代理店の新入社員の自殺事件は記憶に新しいと思いますが、この事件をきっかけに、程度の違いこそあれど日本ではこの8年間で、数多くの職場改革が行われてきました。これらは「働き方改革」と呼ばれ、長時間労働の是正や残業代の未払い解消、国民の祝日の追加導入などが行われてきました。2016年に新たな国民の祝日として「山の日」が導入されたことで、日本の祝日は年間16日となり、G20の平均である12日を大きく上回っています。

日本における一番最初の「働き方改革」は、2015年に義務化された「ストレスチェック制度」と呼ばれる、日本の歴史上初の職場におけるメンタルヘルス対策でした。このプログラムは、2015年に労働安全衛生法が改正され、2015年12月1日に施行されました。同法では、従業員50人以上の企業は年に1回以上、ストレスチェック調査を行うことが義務付けられています。 従業員50人未満の企業は、従業員の心理的な健康状態を調査するための「合理的な努力」のみが求められます。

ストレスチェックは通常、2段階で実施されます。 まず第一段階では、全従業員に調査実施の旨を伝えた後、従業員に対してストレスチェックを行います。その結果は医師または保健師によって確認され、その後個別に結果が通知されます。この結果で「高ストレス」と判定された従業員は、医師の面談を受けることになります。

第二段階では、個人の調査結果をグループ別に分類して分析、職場環境の改善につなげていきます。 法律の定めによると、“企業は特定の懸念事項に対処するために「合理的な努力」をしなければならない”とあります。多くの企業の場合、我々カルチャリアのような第三者機関に調査を委託。委託先では調査結果より詳細な分析を行い、環境の改善を可能にするソリューションを提供しています。

では、日本におけるストレスチェックの成果はどのようなものだったのでしょうか? 労災請求や欠勤、生産性などの標準的な人事指標から見ると、一定の成果が得られているように見えますが、まだまだ課題はたくさんあります。

例えば、学術誌「Journal of Occupational Health」によると、法律が導入される前年の2014年は、業務上の精神障害を理由に提出された労災請求が合計1,456件ありました。そのうち213件が残念なことに自殺関連でした。また、精神障害の請求件数は、この7年間で着実に増加しています。(出典:International Journal of Workplace Health Management)Industrial Health社が行った調査によると、日本における欠勤コストは、2015年のストレスチェック導入以降、様々な要因はあるが、社員のストレスによる欠勤のコストは5000億円を超えており、比較的横ばいで推移しています。最後に職場の生産性については、日本はG7諸国の中で最も低い水準となっています。 (出典:OECD “Productivity Indicators”) 長時間労働や過酷なワークスタイルの文化が、必ずしも経済的利益をもたらすわけではないことは明らかです。

上記の情報から、日本の企業文化を改善するための改革が必要であることは明らかです。 2015年以降に導入された働き方改革は良いきっかけだと思います。しかし、企業は従業員の精神的、肉体的、感情的な幸福を最優先するために、より積極的な対策を講じるべきです。こうした積極的な対策の一環として、ストレスチェック終了後の従業員分析とフォローアップを行うべきです。これにより、職場の生産性や収益性が向上し、企業、従業員、顧客の三者がWin-Win-Winになることができるでしょう。

ストレスチェックの先にあるものに興味がありますか? ストレスチェックを機能させ、企業文化を向上させる5つの方法をご紹介いたします 。
 

 1. プライバシーと守秘義務を保証する。


より的確な結果とプライバシー保護のために、社内で調査実施・分析するのではなく、第三者機関による調査の実施、検証、分析を依頼することをおすすめします。
 

 2. 部署、役職、年齢層、性別によるグループ分析の実施。


結果を分析することで、より深い洞察やより意味のある提案を提供したり、最初に注力すべき分野の優先順位付けに役立てることができます。同時に、回答の機密性を確保することもできます。
 

 3. 結果は必ず全社員に伝える。


結果を高、中、低と優先順位別に分けて、それぞれの進捗状況を全社員に対し明確かつ一貫して伝えるようにします。
 

 4. すべてのグループにトレーニングを提供する。


会社が真剣に改善に取り組んでいることを示す方法として、ストレスチェックで取り上げられた分野のトレーニングを従業員に提供することをおすすめします。これには心理的安全性と幸福のためのワークショップやマネジメントの問題、コミュニケーションの問題などが含まれ、上司と管理職にも焦点を当てることができます。
 

 5. フォローアップ調査とパルス調査の実施


従業員の多くが関心を持っていると結果が出た分野には、フォローアップ調査やパルス調査を実施します。
その中でも特に注目されているのが「心理的安全性」です。 心理的安全性の第一人者である、ハーバード・ビジネス・スクールのエイミー・エドモンソン教授は「心理的安全性とは、職場において従業員がアイデアや質問、懸念などを発言しても、非難されたり罰せられずに恐縮することなく自分らしくいられること」と定義しています。

どのような形でフォローアップ調査やアクションを起こすかは別として、法律で義務付けられているストレスチェックは、人事部が実施する年に一度のただのイベントではないということを念頭におかなければなりません。そしてストレスチェックは、組織内の重要な問題を測定・分析し、是正措置を講じるため有効なプロセスです。 職場改革にこのようなアプローチをすることで、企業は法律を遵守するだけでなく、競合他社に先んじることができるのです。

結局のところ、従業員を単なる駒ではなく大切な“資産”として扱っている企業には、最高の人材が集まりますし、離職者も少ないでしょう。 競争の激しい今日のグローバル経済では、ストレスのない最高にしあわせな人材が集まった組織が勝つのです。

 

The Trouble with Stress Checks;
Only the First Step to Workplace Reforms

Japan is known the world over for the dedication, hard work and devotion that many employees show their companies.  This is demonstrated by the long work hours- oftentimes accompanied by required overtime- grueling, overcrowded 3 hour long round-trip commutes to the office, and a corporate culture that is hierarchical, where pressure and power harassment is commonplace. In fact, the extreme work culture is such a significant issue that “karoshi”- meaning “death from overwork” – has been legally accepted as a cause of death for insurance purposes.

Indeed, the data available reinforces this idea Japanese being “workaholics”.  For example, according to 2018 government figures, workers took only 52.4% of the paid leave to which they were entitled.  Japan ranked lowest among 19 countries and regions in a recent study, with as many as 58% of Japanese working listing “feeling guilty” as the main reason why they didn’t take their leave. (Source: CNBC Article, June 1, 2018)

[…] according to 2018 government figures, workers took only 52.4% of the paid leave to which they were entitled.  Japan ranked lowest among 19 countries and regions in a recent study […]

Also, according to the most recent government survey on the subject of overtime, nearly 25% of Japanese companies required employees to put in more than 80 hours of overtime a month. Those extra hours are often unpaid.  Add to this a work-culture that discourages taking holidays or vacation days.  Echoing the data in the previous paragraph, another recent study by the travel company Expedia found that 63% of Japanese workers felt guilty taking paid leave so refrained from doing so.

After the well-publicized and tragic suicide of a Dentsu employee in 2015, numerous workplace reforms have been implemented in Japan over the last 8 years, with varying degrees of success. These have been lumped together in a category called “work-style reforms”(hataraki kata kaikaku) and have included calls to reduce the long work-week, eliminate unpaid overtime, limit the amount of allowed paid overtime and the introduction of additional National Holidays. When “Mountain Day” was introduced in 2016, it brought the number of Japanese National Holidays to 16- far above the average of 12 among the G20.

The first such reform came in 2015 and was called the “Stress Check Program”, the first mandated mental health policy for workplaces in the history of Japan. The program was an amendment to the Industrial Safety and Health Law in 2015 and went into effect on December 1, 2015. The law requires that companies with 50 or more employees perform a Stress Check survey at least once a year.  Companies with fewer than 50 employees are only required to make “reasonable efforts” to survey the psychological health of their employees.

The law requires that companies with 50 or more employees perform a Stress Check survey at least once a year.  Companies with fewer than 50 employees are only required to make “reasonable efforts” to survey the psychological health of their employees.

The Stress Check is usually implemented in two stages.  The first stage, after preparation and informing all employees of the upcoming survey, is to perform the stress check survey for each employee in the company. The results are reviewed and certified by a physician or public health nurse. Each individual worker is then notified of their results. Based on the results, employees identified as “high stress” are scheduled for a physician interview.

The second stage consists of a group analysis of the individual results which is then used to improve the work environment.  According to the law, companies must make “reasonable efforts” at addressing specific areas of concern. Many times, companies hire external agencies like Culturia in order to perform detailed analyses and offer proactive solutions that will enable the company to make workplace improvements.

What’s been the success of the Stress Check Law specifically in Japan?  Well, when looking at it from standard HR metrics like worker compensation claims, absenteeism or productivity measurements, it seems that although some progress has been made, much more work needs to be done.

For example, according to the Journal of Occupational Health, in 2014, the year before the law was introduced, there were a total of 1,456 workers’ compensation claims submitted for work-related mental disorders. Unfortunately, 213 were suicide related. The number of claims for mental disorders have steadily increased during the previous 7 years. (source: International Journal of Workplace Health Management, August 2020). Additionally, according to a study conducted by Industrial Health, absenteeism costs in Japan have remained relatively unchanged since the introduction of the Stress Check in 2015 at approximately $4.60 Billion USD annually. Finally, in regards to workplace productivity, Japan has the lowest productivity among G7 Nations (source: OECD “Productivity Indicators” July 2021) It’s clear that long hours and a grueling workstyle culture do not necessarily mean economic gains.

[…] according to a study conducted by Industrial Health, absenteeism costs in Japan have remained relatively unchanged since the introduction of the Stress Check in 2015 at approximately $4.60 Billion USD annually.

It’s clear based on the information above that change is needed in regards to improving Japan’s workplace culture.  The workstyle reforms introduced since 2015 are a good start. However, companies should take more aggressive and proactive measures to ensure that the mental, physical and emotional well-being of their employees are paramount. One part of these aggressive and proactive measures should include analysis and following up with employees after the stress check has been completed. This will improve workplace productivity, profitability and be a win-win-win for the company, its employees and its customers.

Interested in going beyond the Stress Check?  Please review the 5 ways to make Stress Checks work effectively and to improve workplace culture below.  If you’d like to consult with one of our experts in this area, please contact Culturia!


 1. Aggressively guarantee Privacy and Confidentiality


In order to get more honest results, consider storing responses off-site or hiring a 3rd party like Culturia to conduct, certify and analyze your employees’ responses.

 2. Perform group analyses by location, department, job title, age range and gender.


This will allow you to analyze the results to provide deeper insights, more meaningful recommendations and help you prioritize which areas you should focus on first, while at the same time still ensuring that individual responses are kept confidential.

 3. Prioritize results into high, medium and low priority


and be sure to communicate clearly and consistently with all employees regarding progress.

 4. Provide training for all groups


One clear and fast way to demonstrate that you’re serious about improving workplace cultures is to provide impactful training to your employees on the areas covered in the Stress Check. This could include physical work environment, psychological safety and well-being workshops, management issues, communication concerns, focusing on supervisors and managers.

 5. Conduct follow-up and pulse surveys


which focus on key areas of concern for the majority of employees.  A developing area in this regard is psychological safety.  As Harvard Business School’s Amy Edmonson defines it, “Psychological safety focuses on individuals being able to take risks at work, and be themselves. It is the ability for each individual to speak up with ideas, questions or concerns without fear of being punished.”

Regardless of what type of follow-up surveys and actions you decide to take, be sure to communicate directly with employees on a regular basis to keep everyone informed of the company’s commitment to change and its progress in implementing meaningful reforms that positively impact employee mental health and well-being.

It’s important to understand that the Stress Check required by Law is not a one-time annual event that the HR Department completes and “checks-off as done”. Instead the Stress Check should be viewed as only one piece of an important process to measure, analyze and take corrective action on key workplace culture issues within the organization.  By taking this sort of approach to workplace reforms, companies can not only comply with the law, they can get ahead of their competitors as well.

After all, companies that treat their employees as important assets attract and retain the best talent.  In today’s competitive global economy, the best talent usually wins!

プロフィル
ジョン・クラム
取締役/コンサルティング部門

ニューヨーク出身。ニューヨークで人事コンサルティング会社を設立。
国際人事スペシャリストとして、多数の現地日系企業の人事システム構築や社員教育を行う。


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